Или как мы нашли оптимальное решение для составления смет
Всё сказанное ниже является моим личным мнением и не претендует на объективность.
Статья будет полезна в первую очередь руководителям ремонтно-отделочных компаний, прорабам и небольшим бригадам. Надеюсь она поможет вам избежать многих ошибок, которые сделали мы, и работать максимально эффективно. Заранее извиняюсь, если статья получилась объёмной, но по-другому здесь никак.
Всем привет!
Меня зовут Евгений, я являюсь руководителем .
Сегодня я хочу поделиться с вами секретами автоматизации процессов, связанных с расчётами и составлением смет на отделочные работы.
Через нас проходит множество клиентов, и первый вопрос который задают абсолютно все люди — сколько это будет стоить? Сколько будет стоить ремонт моей квартиры? Сколько стоит поштукатурить стены, сколько стоит облицовка керамической плиткой, сколько вы берёте за установку сантехники? И т.д., и т.д.
Любой прораб знает, насколько сложно в короткий срок точно составить детальную смету для клиента, а дальнейшие ошибки и погрешности при составлении сметы выливаются в очень серьёзные проблемы и неприятные ситуации с заказчиком. Не секрет, что чем более точно вы составите смету, тем большее уважение в дальнейшем заслужите от клиента, либо наоборот. Люди хотят точно знать (и имею на это полное право) во сколько им обойдётся та или иная услуга, и на какую сумму им рассчитывать.
На сегодняшний день, я добился точности при составлении смет в 95%, что считаю вполне хорошим результатом.
Если вам интересно, как в одиночку, за 3 часа, сделать замеры квартиры, составить смету и просчитать весь необходимый для ремонта материал с точностью до 95%, то читайте дальше.
Возможности программ
Отличительной чертой всех сметных программ является их многофункциональность. Если ранее необходимо было вручную составлять для каждого варианта документов заново свой бланк, то теперь все стало намного проще – на основании одного легко можно создавать ряд других финансовых актов и расчетов.
По каждому строительному объекту возможно создать отдельную папку непосредственно в программе, чтобы затем там хранить всю нужную документацию по строительству. В дальнейшем достаточно просто выделить файл, который нужно будет взять за основу, а затем уточнить, какой именно документ будет создан на базе указанных там данных.
Также при помощи подобного рода программ можно полностью отказаться от использования справочных значений – все они (расценки, индексы, коэффициенты) используются при составлении смет. Выбирать их необходимо, руководствуясь множеством параметров (регион, тип объекта, источник финансирования строительства). используя сметные программы, от этом можно забыть – достаточно просто один раз указать все эти параметры, после чего программа сама будет осуществлять расчеты, подходящие для конкретного вида строительства.
Немного предыстории
8-10 лет назад, я не без смущения вспоминаю о том, как мы общались с клиентами, как выполняли предварительные расчёты, ошибались, и как предоставляли отчёты о выполненной работе. Сегодня, всё это можно было бы образно сравнить с неуклюжими движениями пингвина на суше, или морского тюленя.
Эффективность была ужасной. Все расчёты делались на «бумажках», листочка, в лучшем случае в тетрадке. При сдаче объекта возникала путаница с учётом выполненных работ, купленных материалов, чеками и отчётами. Огромная груда макулатуры, вперемешку с помятыми чеками, вываливалась клиенту на стол и говорилось: «Ну вот, вроде бы всё, это всё что у нас есть». Сейчас вспоминаю это как страшный сон.
Спустя некоторое время, пришло понимание, что мы живём не в каменном веке, и в работе можно использовать современные компьютерные технологии. И о чудо! Мы познакомились с MS Excel. Какое-то время Excel неплохо справлялся с поставленными задачами, но с течением времени, количество клиентов росло, требования к качеству сервиса повышались, нужен был всё больший уровень автоматизации рутинных процессов, в выполнении которых Excel оказался несостоятельным и очень неповоротливым.
Excel очень крутой продукт, но он совершенно неуклюж при решении именно наших задач, т.к. в нём практически нет автоматизации процессов, и эта программа, в принципе, не предназначена для комплексного ведения бизнеса. В связи с чем, приходилось постоянно выполнять кучу однообразных и рутинных операций, тратя на это большое количество драгоценного времени. Данные в сметы приходилось «вбивать» вручную каждый раз, либо копировать с предыдущих смет, и это неминуемо вело к появлению ошибок.
К примеру, на составление одной сметы на ремонтно-отделочные работы для 1-комнатной квартиры в 40 м2, у меня уходил почти целый день. А клиент, как известно, не любит ждать и выбирает только тех, кто в кратчайший срок даёт ему точный и исчерпывающий ответ.
Потом мы поняли, что так далеко не уплывёшь, и стали искать «наощупь», некий автоматизированный программный продукт, который позволял бы нам выполнять задачи по составлению смет, расчёту необходимого количества материалов, ведению учёта финансов и составлению договоров подряда наиболее эффективно.
Мы перебрали практически все, найденные программы для составления смет в Интернете. Большинство из них отпало сразу, т.к. рассчитано в первую очередь для составления локальных сметных расчётов для госструктур и бюджетных учреждений, с использованием баз ФЕРр и ТЕРр.
Нам же требовалась простая, удобная и функциональная программа в которой мы могли бы составлять сметы для небольшого и среднего объёма работ в соответствии с прайс-листом средних рыночных цен на отделочные работы.
Вторым, не менее важным критерием отбора, была цена продукта. Большинство программ подобного уровня стоят от 15 до 30 тыс. руб. за 1 лицензию + нужно оплачивать обновления и региональные базы, а это немаленькая сумма для начинающей бригады или отделочной фирмы.
Гранд-Смета, SmetaWIZARD, Госстройсмета, Смета.ру и подобные продукты отпали сразу, ввиду их сложности и дороговизны.
Установка сметной программы «Смета 2007».
- Программа для составления смет Смета 2007 технически является надстройкой Microsoft Excel и разработана для версии Microsoft Excel 2007 (отсюда и название программы).
Поскольку
сметная программа Смета 2007
является надстройкой Microsoft Excel, она
работает
не автономно, а
внутри Excel
! Никаких ярлыков на рабочем столе или в меню «Пуск» после установки программы НЕ появляется. Чтобы работать с программой, нужно запустить Excel (открыть любой файл Excel). На ленте Excel должна появиться вкладка «Смета 2007» на которой и расположены командные кнопки (меню) программы.Вкладка «Смета 2007» программы Смета 2007 на ленте Excel
Если, после установки программы для составления смет вы не обнаружите на ленте Excel вкладку Смета 2007, не отчаивайтесь. Возможно, при первом запуске программы, вследствие непредвиденной ошибки, Microsoft Excel отключил надстройку Смета 2007 и/или сделал её не активной. В таком случае нужно снова включить отключённую надстройку.
Как это сделать, пошагово и с картинками, описано в Справочном руководстве на странице включение отключённой надстройки.
- Сметная программа Смета 2007 будет работать только в составе Microsoft Office 2007 или более поздней версии
. В версиях, младше Microsoft Office 2007, программа НЕ работает! Кроме того, у Вас должен быть установлен
полноценный пакет Microsoft Office
, который
поддерживает надстройки
. На новых компьютерах, находящихся в продаже, как правило, предустановлена урезанная, рекламная версия Office:
Microsoft Office Starter Kit
. Она не поддерживает надстройки и,
программа Смета 2007, установленная на такой Office, естественно НЕ работает! - Программа Смета 2007 подразумевает наличие в Вашей системе
некоторых необходимых для работы программы компонентов, которые должны быть установлены на Вашем компьютере ДО установки программы. Но, Вам не стоит беспокоится! Программа установки сама определяет наличие в системе необходимых для работы программы Смета 2007 компонентов и, в случае их отсутствия, устанавливает их автоматически, предварительно загружая их с сайта Microsoft. Отсюда следует, что во время установки программы, компьютер должен быть подключён к интернет!
Читайте что делать, когда случаются ошибки во время установки программы Смета 2007. Их всегда можно исправить.
Как мы считаем сметы сегодня
После долгих поисков и проб мы остановились на программе под названием аванСМЕТА, и как показывает практика использования — мы не ошиблись.
Сегодня составление даже самой сложной сметы на ремонт квартиры не занимает у нас больше 3-х часов времени. Добились мы этого, благодаря комбинированию различных технических средств, одним из которых является программа аванСмета.
Программа поразила своей функциональностью. За видимой простотой скрывается весьма мощный продукт, способный решать сложные задачи, стоящие перед сметчиками и прорабами. Она предназначена не только для составления смет, это еще и удобный инструмент для учёта материалов, денежных средств, составления договоров и генерации отчётов для клиента.
Логика программы проста и надёжна, как автомат Калашникова.
Программа состоит из 6 основных логических модулей. Это:
- Элементы объекта
- Работы объекта
- Материалы объекта
- Акты выполненных работ
- Учёт материалов объекта
- Денежные средства объекта
Каждый из этих модулей взаимодействует с другим и все данные из одного модуля автоматически попадают в другой.
Например, после ввода площади квартиры, эти данные автоматически используются для расчёта стоимости работ и материалов. При заполнении данных о заказчике и объекте, они автоматически добавляются в договор подряда, который также встроен в программу. Т.е. возможность ошибки сводится к нулю. Система сама подставляет номера договора, текущую дату, реквизиты вашей компании, прикрепляя к этому все сметные расчёты.
Вкратце расскажу, как это устроено.
Запустив программу вы должны добавить в проект помещения и их элементы. Например, мы добавляем ванную комнату, с элементами: потолок, пол, стены, дверной проём, электропроводка и водоснабжение/канализация.
Добавляем помещения
Добавляем элементы помещения
Далее указываем площадь этих элементов на основе произведённых замеров.
Вносим размеры элементов
А дальше начинается самое интересное.
Вы открываете справочник работ и материалов и просто начинаете ставить галочки и выбирать нужные вам работы и материалы. Если какого то наименования в справочнике нет, вы просто создаёте его, назначаете ему цену и вставляете в смету. Далее программа спрашивает для какой площади применять те или иные работы. К примеру, вы выбрали работу «Окраска оконных откосов», программа сама покажет какое количество погонных метров откосов у вас на объекте и предложит применить эту работу именно к ним. Всё. В этом вся прелесть.
Справочник работ в авансмета
Также, в программе есть возможность автоматического расчёта расхода материалов и учёта необходимого рабочего времени в чел./часах. На основании этих данных программа генерирует сметы, дефектную ведомость и отчёты с различными параметрами. Например, вы можете поставить галочку указывать промежуточные суммы по помещениям, либо сгруппировать одним кликом все работы по типу работ.
пример сводного отчёта по помещению
Элементы помещения
Работа с программой очень последовательна. Т.е. для составления сметы просто нужно плавно заполнять один модуль и перемещаться к другому. В итоге весь процесс не создаётся путаницы, и вы никогда не забудете выполнить всю последовательность действий в цепочке, т.к. программа как бы, сама подсказывает что нужно делать дальше для того чтобы составить смету. А на выходе вы получаете подробную информационную базу по конкретному объекту с детальным расчётом материалов и работ.
Что понравилось в аванСМЕТА:
- Очень понятная и простая структура данных (вы никогда не заблудитесь в интерфейсе программы)
- Возможность добавлять свой справочник работ
- Возможность загружать прайс-лист материалов любой строительной базы, и применять эти цены при расчётах
- Возможность составлять несколько видов цен. Скидки, оптовые/розничные
- Автоматическое составление и заполнение договора подряда на основе сметных расчётов
- Возможность редактировать договор и встроенные документы
- Ведение учёта материалов и финансов, полученных от заказчика
- Возможность экспортировать документы в огромное количество форматов (PDF, DOC, TXT, JPG, XML, ODT, HTML и другие)
- Простота развёртки и внедрения. Программа занимает всего 2,6 Мб., устанавливается за секунды, а при использовании не возникает никаких проблем.
- Стоимость 1 локальной лицензии всего 4990 руб.
