Программа Касса. Учет кассовых операций

Предприниматели по закону ставят онлайн-кассы, но в магазине и салоне не всегда нужна дорогая касса с экраном. Достаточно поставить на компьютер кассовую программу и подключить фискальный регистратор для печати чеков. Это полноценная касса, она помогает избежать штрафов и воровства сотрудников. Рассказываем, какие программы есть на рынке, что они умеют и как помогают экономить.

Зачем нужна кассовая программа

Кассовая программа — программное обеспечение, которое учитывает каждый товар, проходящий через кассу. С помощью программы продавец рассчитывает стоимость покупки и принимает оплату. Программа формирует чек, отправляет на печать и передает его оператору фискальных данных.

Это основные функции. В дополнение к ним пользователь кассы получает бонусы, которые помогают бизнесу расти.

Защита от воровства.

Когда в магазине работают наемные сотрудники, кассовая программа помогает исключить воровство товаров и выручки. В программе можно заранее задать цены, и кассир не сможет их менять. Так предприниматель исключает ошибки и махинации с ценой при продажах.

Ускорение работы кассира.

У программы есть графический интерфейс, который проводит пользователя по всему процессу продажи. Кнопки быстрого доступа для популярных позиций и подсказки на каждом этапе ускоряют работу кассира.

Лояльность клиентов.

Кассовая программа позволяет назначать скидки для отдельных продуктов, предлагать бонусы постоянным клиентам.

Отчеты о продажах.

Кассовые программы умеют собирать данные о количестве проданных товаров и их цене. На основе этих данных отдельный сервис или товароучетная система выводят отчеты: продажи за выбранный срок, средний чек, прибыль бизнеса и маржу.

Работа периферийных устройств.

К кассе или компьютеру с кассовой программой подключают сканер штрихкодов и денежный ящик. Реже — терминал для приема банковских карт и весы. Если устройства интегрированы с кассой, это позволяет не перепечатывать сумму с одного устройства на другое — она появляется на кассе автоматически. Так предприниматель исключает ошибки и обман со стороны кассира.

Кассовая программа Дримкас Старт дает продавцу быстрый доступ к популярным товарам

Главные возможности и информация

Этот тип программы включает в себя определённый комплекс, который состоит из веб-сервиса. В нём также присутствует кассовый аппарат физического типа. Веб-сервис представлен довольно удобным и комфортным облачным приложением. Прежде всего, касса 1С предназначается для маленьких фирм и предприятий, у которых уровень автоматизации рабочих технологических процессов невысокий. Если сказать проще, то эта программа предназначается тем людям, которые не до конца осознают, как руководить собственным бизнесом эффективно, но организацию своей деятельности желает разместить в нескольких розничных торговых точках. Чтобы пользоваться программой 1С, необходимо проделать такие манипуляции:

• Установить подключенный к общей сети кассовый аппарат во всех торговых точках;
• Составить полноценный список имеющихся товаров и их цен в программе 1С;
• Через сеть интернет загрузить уже имеющийся прайс-лист с расценками в остальные имеющиеся кассовые аппараты.

Контроль торговли будет эффективнее после проделывания всех выше перечисленных шагов. Благодаря загрузке всех чеков в программу, контроль будет происходить ещё проще. Также можно будет в любой момент открыть кассу и сверится, а также убедиться в том, что средства мимо кассы не проходят.

Что делает программа для магазина

Онлайн-касса по закону печатает чек, сохраняет данные о продаже в фискальный накопитель и отправляет эту информацию оператору фискальных данных. ОФД — это сервис, который транслирует информацию в налоговую и, если надо, отправляет чек клиенту по SMS или электронной почте. Чтобы работать с функциями кассы, нужна кассовая программа. Требования к онлайн-кассам в федеральном законе № 54

Формирование чека.

Касса печатает фискальный чек с информацией по каждой позиции: наименования товаров, количество, цены с учетом скидок, ставки НДС. На каждом чеке — QR-код не меньше 20×20 мм с данными о чеке. Программа должна уметь рассчитать скидку и сформировать чек с этими данными.

Покупатель может проверить такой чек на подлинность. Для этого он считывает QR-код через приложение ФНС
Если требуется, программа добавляет в чек дополнительные реквизиты, например данные компании-поставщика, когда магазин выступает агентом. Если клиент не просто покупает товар, а вносит аванс или платит бонусной картой, программа тоже должна отразить это в чеке.

Передача чека оператору фискальных данных.

Кассовая программа отправляет данные о продаже ОФД. По закону это нужно сделать в момент расчета с покупателем. Если в чеке была ошибка, через программу можно отправить чек коррекции.

Формирование чеков о технических операциях.

Программа помогает зарегистрировать кассу в налоговой и изменить параметры регистрации — в обоих случаях формируются специальные чеки. Перед началом расчетов касса печатает отчет об открытии смены, после — отчет о закрытии смены. При закрытии и замене фискального накопителя формируется отчет о закрытии ФН, при налоговой проверке — отчет о текущем состоянии расчетов.

Фискальный регистратор эмулятор в 1С: для чего он нужен?

Основное отличие ФР от автономной ККМ — отсутствие POS-терминала. Это устройство не может работать без подключения к ПК, планшету или др. интерфейсному оборудованию. Чтобы увидеть, как работает этот тип онлайн-кассы, можно воспользоваться специальным эмулятором, встроенным в товароучётную систему, например, 1С:Предприятие. Для чего нужен эмулятор фискального регистратора на платформе? Он позволяет:

• настроить рабочее место кассира;
• формировать нефискальные чеки и выводить их на печать на любой подключенный к Windows принтер и принтер чеков;
• создавать X-отчет и Z-отчет;
• хранить информацию последней смены;
• работать со стандартными конфигурациями: например «Управление Торговлей 10» или «Розница 8.3».

Главное предназначение эмуляции ФР — временная организация торговли с помощью товароучётной программы без установки контрольно-кассовой техники. Это решение даёт возможность заранее познакомиться с работой ККТ и подойдёт для реализации розничных товаров предпринимателями, которым предстоит перейти на онлайн-кассы в 2020 году.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса! Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Какие бывают программы для касс

Кассовая программа может работать на кассе и на компьютере. Какую кассу и программу выбрать, зависит от бизнеса и количества магазинов.

Программа для автономной кассы.

Автономка — это суммирующая касса, которая не предназначена для работы с базой товаров, не защищает от воровства и не предоставляет отчетов о бизнесе. Автономки обычно устанавливают, чтобы соблюсти закон и потратить минимум денег. Она подходит для микробизнеса, где продавец и владелец бизнеса один и тот же.

Преимущество автономки в том, что она стоит дешевле других касс.

Ее главный недостаток — в кассовой программе, которую трудно обновить без помощи специалиста и использовать по мере развития бизнеса.

У автономки маленький экран и неудобная загрузка новых позиций. Поэтому товары в базу часто просто не заносят, а покупки рассчитывают по сумме, как на калькуляторе.

Какие бывают онлайн-кассы и почему автономные кассы вам не нужны

Программа для кассы-моноблока.

Когда бизнес развивается и владелец магазина нанимает кассиров, он обычно меняет автономку на кассу-моноблок, простую или сенсорную. На моноблоках предустановлена полноценная кассовая программа, она позволяет владельцу устанавливать цены и контролировать работу сотрудников.

Программа для компьютера с фискальным регистратором.

Фискальник — это касса без экрана, она подключается к компьютеру. Такая касса стоит недорого, почти как автономка. При подключении к компьютеру с кассовой программой фискальник превращается в полный аналог кассу-моноблока.

Мы собрали основные возможности перечисленных программ в таблицу. Некоторые из них могут быть бесполезны для предпринимателю с одной торговой точкой. Но они потребуются ему по мере расширения бизнеса.

Бесплатная кассовая программа Дримкас Старт

Защищает от воровства, показывает статистику продаж, помогает удерживать клиентов.

Работает без пробного периода и доплат за новые функции.

Подключение эмулятора фискального регистратора в 1С 8.3

Настройка рабочего места кассира (РМК) происходит на базе товароучётной системы. Рассмотрим, как запустить работу торгового оборудования с помощью эмулятора фискального регистратора в 1С: Розница 8.3.

Для начала нужно создать учетные записи пользователей и администратора. Затем требуется выполнить следующие шаги:

1. Первым делом настраиваем подключаемое оборудование во вкладке «Администрирование». Здесь необходимо создать ФР, используя эмуляцию. Впрочем, это можно сделать и после создания магазина.
2. Заходим во вкладку «Нормативно-справочная информация» и вводим реквизиты организации или ИП — заполняем название, ИНН, ответственных лиц, контакты и другую требуемую информацию.
3. Затем на верхней панели выбираем пункт «Маркетинг». Настраиваем ценообразование: выставляем округление, создаем виды цен, используемые и неиспользуемые при продаже (закупочная и розничная). Стоит обратить внимание, что минимальную цену выставлять не рекомендуется — лучше оставить это поле пустым, чтоб в будущем можно было установить скидки на товары.
4. Создаём магазин во вкладке «Нормативно-справочная информация — Предприятие». Заполняем его название, наименование склада и правило ценообразования (розничная цена).

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи. 2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов! 3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Торговая точка в системе Розница 8.3 создана — на экране появится окно помощника создания магазина, где фиксируется его наименование, правило ценообразования, склады поступления и продажи.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Когда нужна программа на компьютере

Когда предпринимателю для работы нужен компьютер, он может купить фискальный регистратор и установить кассовую программу. Если бизнес новый, то докупить фискальник к ноутбуку — недорогое решение вопроса с кассой.

Продавец ищет товары в каталоге.

Если автосервис торгует запчастями, то без компьютера нельзя: продавцы постоянно подбирают детали по модели автомобиля и ищут нужный товар в каталоге. С фискальником и кассовой программой сотрудники могут использовать компьютер для поиска по запчастей и для пробивания чеков.

Мастер записывает клиентов.

Без компьютера не обходятся предпринимателям, которые оказывают услуги — парикмахер или стоматолог. Они записывают время и дату, когда придет клиент, чтобы планировать рабочее время. Это можно делать в Google Календаре или специальных приложениях. С кассовой программой на том же ПК можно принимать оплату и печатать чеки.

Снижение расходов на кассу.

Когда в точке продаж уже есть компьютер, предпринимателю незачем тратить 12 000–15 000 ₽ на моноблок без накопителя. Дешевле купить фискальный регистратор за 7000–8000 ₽, установить кассовую программу и торговать по закону.

Учет товаров в кассовой программе

Кассовая программа не ведет учет товаров, которые остались на складе. Она относится к классу программ «фронт-офис» — отвечают за продажи. Для учета остатков можно использовать «бэк-офис» — отдельный сервис или сложную товароучетную систему вроде 1C.

Веб-сервис с отчетами.

Такой сервис обычно сразу интегрирован с кассовой программой и включен в ее цену. Через сервис можно управлять ценами и скидками, контролировать выручку в торговых точках в режиме реального времени, видеть прибыль и планировать закупки.

Кабинет Дримкас показывает отчеты о продажах и рассчитывает валовую прибыль
Товароучетная система.

С кассовой программой можно использовать товароучетную систему 1С. В нее будут уходить данные о продажах, они отобразятся в привычной для бухгалтера среде. Для малого бизнеса с парой торговых точек товароучетка избыточна — достаточно веб-сервиса с отчетами.

Что нужно знать о кассовых программах

1. Кассовая программа учитывает товары, проходящие через кассу, формирует чек и отправляет оператору фискальных данных. ОФД транслирует данные в налоговую и передает электронный чек покупателю.
2. Программа работает на автономной кассе, кассе-моноблоке и на компьютере. Чтобы работать по закону, к компьютеру подключают фискальный регистратор.
3. Автономная касса — дешевое решение, но оно мешает бизнесу развиваться. Фискальный регистратор тоже стоит недорого, вместе с кассовой программой на компьютере это — полноценный аналог дорогой кассы.
4. Кассовая программа для компьютера подходит, когда в торговой точке он уже есть и постоянно нужен для работы.
5. К кассовой программе прилагается веб-сервис с отчетами о продажах, при необходимости можно подключить товароучетную систему для бухгалтера.

Кассовая программа с отчетами на смартфоне

В комплекте с бесплатной программой Дримкас Старт идет личный кабинет. В нем предприниматель следит за выручкой, средним чеком и эффективностью продавцов.

Попробуйте программу прямо сейчас.

Виды прикладных программ для ККТ

Основные типы программ:

• простая программа для кассы (ограниченное количество функций);
• ПО на базе товароучетной программы;
• кассовая программа с дополнительными функциями (например, CRM), без товарного учета.

Разберем отличия подробнее.

Кассовая программа (без дополнений)

Такое ПО для онлайн-кассы обеспечивает базовый функционал для кассира-операциониста.

Его возможности могут быть минимальны. Хотя все необходимые функции будут обеспечены. Пример такой программы – «Дримкас Старт».

Возможности кассового ПО:

• выполнение простых команд и алгоритмов;
• минимальный функционал для исполнения 54-ФЗ;
• поиск товаров по названию, штриховому коду или уникальному номеру;
• работа с ЕГАИС (в том числе вскрытие тары для пива);
• использование разных прав для кассира.

Также программа для кассы имеет функционал интерфейса кассира и иногда обладает возможностью интеграции с другими системами. Например, товарного учета или CRM.

Товароучетная система + кассовая программа

В магазине есть большой склад, огромный ассортимент и десятков тысяч артикулов? Тогда самая важная программа для директора будет не кассовой, а товароучетной.

К счастью, на рынке представлены решения, где кассовое ПО является дополнением к многофункциональной товароучетной системе.

Используя данные кассового модуля ПО, она может:

• учитывать движение продукции на складах (между складом и магазином);
• проводить инвентаризацию за несколько часов (вместо нескольких дней);
• формировать отчет для бухгалтерии;
• анализировать реализованные товары и сравнивать с количеством, которое осело на складах.

Напомним, что товароучетная программа поставляется вместе с кассовым ПО. Следовательно, и в подобном товароучетном ПО будет интерфейс кассира и прочий функционал.

Таких решений довольно много на рынке:

• «Бизнес.Ру Торговля и Склад»;
• Мой Склад;
• Subtotal;
• «Большая птица» (поддерживает только кассы АТОЛ).

Смешанные решения

Бывают также кассовые программы, которые имеют функционал взаимодействия с клиентами (без функции товарного учета).

Самый простой пример – когда помимо кассового ПО пакет подключения имеет возможность подключения программ лояльности, рассылки писем клиентам и работы с отзывами, оставленными на разных площадках, в одном окне.

Другой вариант смешанного решения – сочетание программы для кассы с управленческим модулем.

Есть возможность через кассовое ПО следить за работой кассира и определять, кто из продавцов работает эффективнее всех. А есть – возможность видеоконтроля за кассирами. Например, модуль видеонаблюдения имеет платная кассовая программа Frontol 6 (он приобретается дополнительно).