Бухгалтерский учет на складе товаров и продукции, проводки

Склад предназначен для хранения материальных запасов предприятия. Правильно организованный складской учет на производстве и в реализации товаров позволяет избежать потерь товарных единиц, а также хищений материальных ценностей.

Порядок учета различается в зависимости от способов хранения материалов и от других факторов, таких как, например, частота поступления материалов на склад.

О документации замолвим слово

Когда ведется складской учет товаров, нужно обеспечить тщательное фиксирование всего движения продукции, которое происходит на складе. Существенную помощь в этом деле оказывает первичная документация. Именно ею оперирует кладовщик, ответственный за сохранность материальных ценностей, пребывающих на складе. Собственно, ее он и предоставляет в бухгалтерию в рамках отчетности. К первичной документации относят все бумаги, которые сопровождают товарные единицы во время их движения по цепочке: поставщик – склад – потребитель.

Типичные ошибки и их описание

Ошибка №1. У компании не заключен договор с работником склада, осуществляющим приемку и отпуск товаров, о материальной ответственности.

Договор с материально-ответственным лицом непременно должен быть заключен и подписан сотрудником, иначе претензии к ошибкам при оплате товара или заполнении документации предъявлять будет некому, и убытки понесет компания.

Ошибка №2. Не проводится инвентаризация.

Инвентаризация обязательно должна быть включена в план работ на предприятии и обязана проводиться регулярно, иначе невозможно понять, за какой период на складе были выявлены излишки или недостача по товарам.

Ошибка №3. Сотрудник склада необоснованно списывает материально-производственные запасы.

Для списания материалов должны быть основания, подтвержденными документально, в том числе актами о списании, составленными в установленном порядке.

Ошибка №4. Составление первичной документации в единственном экземпляре для поставщика товаров.

Любая первичная документация должна составляться в нескольких экземплярах, и в любом случае одних из них должен передаваться в бухгалтерию для изучения и хранения.

С какими именно бумагами приходится иметь дело?

От поставщика продукция приходит с товаросопроводительными документами. То есть выполняются полностью правила перевозок груза. В качестве примера документов можно привести накладные и счета. Хотя здесь могут отличаться некоторые детали.

К примеру, если доставка осуществляется с помощью автомобиля, то выписывают товарно-транспортную накладную. Она состоит из двух частей. Собственно, транспортной и товарной. Также может прилагаться дополнительная документация.

Если перевозка осуществляется ж/д-путями, то поставку сопровождает железнодорожная накладная. Иногда к ней могут прилагаться дополнительные описания заказанных товаров и прочие коммерческие документы. Если количество заказанной продукции небольшое, то выписываются счета-фактуры. Они вполне могут использоваться поставщиком, как основание для осуществления выплаты за груз. Все это – первичные документы складского учета товаров.

Не бумагами едиными

Складской учет товаров в торговле и на производстве только упомянутыми документами не ограничивается. Дополнительно используют также книгу учета материалов. Это распространено в тех случаях, когда движение товара осуществляется активно. Иногда возможны и замены в виде складских карт. Они заполняются кладовщиком в тех случаях, когда приходится работать в крупном хранилище.

Также не следует забывать про программы. Складской учет товаров с использованием компьютерных технологий позволяет организовывать адекватный аналитический и синтетический электронный документ, легкий для ориентации и передачи другим подразделениям.

Также большую роль в деле управления складом играет грамотный подбор сотрудников. Они должны обладать соответствующей квалификацией. Немалую роль в этом деле играет автоматизация рабочих процессов. Так, если подобное положение было успешно внедрено, то выполнять часть деятельности смогут машинопрограммы. По сути, используются они так же, как и карты, и книги. Но работа с ними осуществляется на порядок более оперативно и эффективно.

Складской учет: что это такое и зачем он нужен

Складской учет — совокупность процедур, направленных на документирование различных складских операций. К числу основных относятся:

• прием товара (сырья, материала) от поставщика;
• размещение товара;
• перемещение товара между складами (и иными смежными подразделениями);
• отпуск товара со склада в тех или иных целях (на отгрузку, в производство).

Эти операции могут быть различным образом детализированы. Например, прием товара, как правило, включает:

• оприходование товара (сырья, материала) от поставщика;
• принятие товара к учету;
• проверку товара на предмет соответствия фактических характеристик поставки тем, что заявлены в сопроводительной документации.

Видео — складской учет и товародвижение в сервисе SUBTOTAL (ССЫЛКА):

Благодаря учету складских операций хозяйствующий субъект получает возможность:

1. Осуществлять контроль:

• над текущими товарными остатками (зная, что, где и в каком количестве лежит);
• над значимыми потребительскими статусами товара (например, сроками его годности);
• над перемещением товаров на склад, в рамках склада, между складом и другими подразделениями (зная, что, куда и в каком количестве принято или отпущено).

1. Оптимизировать (с использованием данных, которые отражены в учетной документации по таким операциям):

• комплектность запасов на складах, в торговом зале (на производстве);
• объемы продаж;
• схемы организации хранения товаров;
• процедуры взаимодействия с поставщиками;
• оборачиваемость товаров.

Также учет способствует увеличению прозрачности операций — с точки зрения их приспособленности к контролю на предмет несанкционированных действий работников, выявления и корректировки допускаемых ими ошибок.

Складской учет может быть:

• номенклатурным (когда объектом учета является отдельно взятая товарная позиция);
• сортовым (когда дополнительными объектами учета становятся различные категории («сорта»), в которые могут быть объединены товары разных позиций;
• партийным (когда в учет вводятся еще более масштабные единицы («партии»), объединяющие в себе несколько категорий товаров).

Безусловно, указанные варианты учета могут применяться поочередно в зависимости от конкретного участка управления складом (и, таким образом, дополнять друг друга). Для малого предприятия характерны участки с преимущественно номенклатурным учетом. Чем больше бизнес, тем больше появляется участков с сортовым и партийным учетом.

Видео — особенности ведения и организации складского учета на предприятии:

Вне зависимости от типа учета на предприятиях применяются унифицированные формы документации складских операций. Их применение обусловлено не только решением указанных выше задач, которые связаны с контролем и оптимизацией склада, но также требованиями в части бухучета (который обязаны вести все хозяйствующие субъекты в статусе юридических лиц).

Порядок работы

Сначала определяются материально-ответственные лица (МОЛ). Складской учет товаров и отчетность всегда должны осуществляться теми, кто обладает соответствующими полномочиями и доверием со стороны руководства.

Также необходимо задокументировать процесс обработки поступающих бумаг. Ведь именно по ним осуществляется проверка оприходованного товара. Также следует хорошо разъяснить нормы и положения работы. Например, нельзя выдавать продукцию со склада, если перечень предоставленных документов не является полным. Чтобы не возникало соблазнов, ответственность за это дело нужно возложить на заведующего, дабы он качественно следил за процессом.

Он же, чаще всего, и является материально ответственным лицом. Также, затрагивая вопросы сторонних подразделений, а именно бухгалтерские проверки, необходимо обязательно устанавливать подлинность предоставляемой документации. Кроме этого, необходимо обращать внимание еще и на правильность заполнения отчетов, соответствие данных. Если были обнаружены ошибки, то бухгалтер должен внести исправления и сообщить об этом кладовщику.

Бухгалтерский учет на складе для розничной торговли

Розничный склад предназначен для хранения и накопления товарных активов для того, чтобы увеличивать ассортимент продукции. Главная цель содержания такого склада – иметь возможности вовремя пополнять запасы точки розничной торговли. Этим объясняется необходимость особенного оборудования склада, такого, чтобы обеспечить легкодоступность всей номенклатуры и предотвратить воздействие продукции друг на друга.

На розничном складе также предусмотрено заполнение отчета ТОРГ-29, отражающего движение товаров и заполняемого материально-ответственным лицом по тем же правилам, что действуют на оптовых складах.

Перевозка продукции из помещения склада в розничный магазин оформляется накладной ТОРГ-13, содержащей сведения об отправителе товара, его получателе, количестве единиц товара, его стоимости и номенклатуры. Необходимо составить два экземпляра, один оставить отправителю (он приложит ее к расходным бумагам), второй передать получателю (он прикладывает документ к приходным бумагам). Накладная ТОРГ-13 представляет собой неотъемлемое приложение отчета по форме ТОРГ-29.

Чаще бывает так, что у розничного магазина нет обособленного склада, и в таких случаях продукция поступает напрямую на точку продаж, где материально-ответственный сотрудник (в лице зав. магазином или продавца) сдает бухгалтеру отчет ТОРГ-29 как отчетность о схеме движения товаров. Также он прикладывает всю требующуюся в данной ситуации первичную документацию. В отчете отображаются розничные цены. Расходная часть документа будет включать не только информацию об усушке, утряске, списании и других случаях выбытия, но и сведения о выручке за каждый отчетный день в отдельности.

Доказательством получения дохода будут служить кассовые или товарные чеки, каждый день прикладываемые к расходнику ТОРГ-29. Они являются основанием исполнения устного договора купли-продажи с покупателем, завершающегося внесением денег в кассовый аппарат и передачей прав на приобретенный продукт. Розничный магазин обязан вести кассовые отчеты, в которых будут отражены сведения о приходных и расходных операциях, имевших место на протяжении отчетного периода. К ним непременно должны прикладываться подтверждающие товарную операцию документы.

Используемое оборудование

Складской учет товаров можно оптимизировать при качественном оснащении хозяйства. Используемое оборудование не в малой степени влияет на то, как рационально распределят товар и насколько правильно он будет храниться.

В первую очередь необходимо отметить тот факт, что правильное обустройство позволяет скрывать проведение приемки товара от ненужных глаз. Это относится и к распаковке, и к документальному оформлению. Потребитель просто получает уже аккуратно выложенные товарные единицы.

Существенную важность имеет правильное оборудование зон загрузки, погрузки и разгрузки товара. Как правило, они сделаны в виде пространства-площадки, где совершаются все необходимые манипуляции, а также на ней получают и сопроводительную документацию.

Важный элемент успешного длительного хранения большинства товаров – это адекватная температура. То есть такое значение окружающей среды, при котором обеспечивается сохранение материальных ценностей, пребывающих на складе. Это, кстати, тоже решается путем подбора оборудования.

Другие методы складского учета товара

Кроме вышеизложенных методик учета, считающихся основными, есть также общие рекомендации, которые можно использовать при учете материальных ценностей на складе, автоматизировать и ускорить отбор и размещение товара.

Например, товар, на который спрос достаточно велик, должен располагаться ближе к проходу. Исходя из этого расположения, можно выбирать место для размещения определенной продукции. Также лучше предусмотреть наиболее рациональное местоположение для товара, который хранится долго, и для продукции, срок хранения которой небольшой.

Товары можно размещать в соответствии с их наименованием, а при мелком опте или рознице – группировать с учетом размера товара. Для каждого размера в этом случае отводится секция: мелкие товары, средние и крупные. На основании уже существующего или предполагаемого товарооборота можно произвести расчет соотношения количества мелких ячеек, средних и крупных.

Введение электронной отчетности в работу Пенсионного фонда позволяет в значительной степени сократить время, необходимое для подготовки, предоставления и обработки отчетов.

С того момента как специалисты Пенсионного фонда обнаружат в отчете ошибочную, недостоверную, неполную и т. д. Информацию, у бухгалтера есть 2 недели на то, чтобы все исправить. О корректирующей отчетности в ПФР узнайте здесь.

Существует также возможность автоматизации складского учета с помощью специальных компьютерных программ и веб-сервисов, которые оперативно и точно систематизируют данные по количественному учету, о поступлениях товара и отгрузке, по входящим и исходящим документам.

Таким образом, при ведении учета товара на складе используется достаточно большое количество методик и приемов. Принцип управления складом зависит от профиля предприятия, а также от конкретных условий, существующих на самом складе.

Устройство внутреннего порядка

Важным является вопрос упорядочивания. Часто это решается посредством использования полочных стеллажей. Данные универсальные конструкции повсеместно используют для обеспечения сохранности товаров. Их можно выстраивать в отдельные ряды и секции, распределяя товары по сортам и видам.

Когда используются стеллажи, доступным пространством распоряжаются рационально несмотря на то, как оно выстроено. То, какое именно техническое решение будет выбрано, зависит от товара, что будет храниться.

Так, для длинных или крупных товарных единиц используют консольные стеллажи. Также может быть прицел на сохранение скоропортящейся продукции. Отдельные решения придуманы для выкладки и снятия вручную, равно как и для работы с машинами.

Не всегда обычных решений оказывается достаточно. Особенно если речь идет о хранении нестандартной продукции. Решение – оборудование таких стеллажей, у которых есть дополнительные элементы, поддержки, подвесные конструкции. Все это помогает правильно организовать складской учет товаров.

Вопросы оптимизации

Необходимо всегда учитывать доступность и правильность распределения. Это позволяет организовать комфортную и удобную работу. Кем-то с этой целью используется карточка складского учета товаров. Она позволяет вести учет поступления и выдачи продукции, отмечая, кому и когда, и сколько было передано.

Кто-то же считает, что карточка складского учета товаров – это прошлый век и устаревшее решение. И лучше нее использовать доступные компьютерные технологии, где создаваемые документы можно просто подкреплять электронной цифровой подписью. Не следует забывать также и о качественном инвентаре. Так, весы и прочие измерительные приборы должны регулярно проверяться на точность и быть хорошо откалиброваны.

О проводимых изменениях

Когда нужна оптимизация? А также какой должна быть ее мера? Очень часто на предприятиях не ограничиваются наличием только одного склада. Промышленным компаниям может принадлежать несколько таких объектов. Часто склады располагают рядом. В таком случае важно обеспечить органичную и непрерывную связь.

Также в подобных случаях очень сложно обойтись без специализированного программного обеспечения. Популярен подход, когда выделяют центральный склад. Если нужно что-то не очень часто используемое, то необходимо обращаться к другим объектам. И/или проводят нумерацию хранилищ, в которых находится основная масса необходимых материалов или продукции.

Очень часто для цехов предусматриваются отдельные складские помещения. В них размещается все то, что необходимо для производства. Делается это для того, чтобы не допустить полного расходования нужных ресурсов и не останавливать процесс. Также могут обустраиваться промежуточные склады. Они используются для краткосрочного хранения продукции или материалов.

Основные принципы учёта продукции на складе

Итак, для того чтобы кратко подвести итоги, стоит выделить главное, что необходимо сделать для правильной организации учёта товаров на складе:

• Провести грамотный анализ работы склада, позволяющий идентифицировать основные проблемы.
• Добиться полной или частичной автоматизации процессов (в зависимости от размера бизнеса). Таким образом можно полностью сохранить всю информацию о складских процессах, быстро находить информацию об остатках, устранить влияние человеческого фактора и оптимизировать загруженность работников.
• Контролировать персонал: разделять работников по ответственности и строго определённым функциям, правильно подбирать управляющий персонал, организовывать всю работу максимально удобным способом.
• Оптимизировать пространство. При удачном стечении обстоятельств складское помещение должно располагаться в непосредственной близости к производству или же к магазинам.
• Регулярно проводить инвентаризацию, поскольку это самый сильный инструмент для измерения успешности функционирования всех складских процессов.
• Использовать наиболее подходящее программное обеспечение, работа с которым позволит вести учёт товара на складе максимально эффективно.

Один из главных принципов – это организация пространства. Зачастую крупные производства вынуждены увеличивать складскую площадь, арендуя новые помещения в значительной отдалённости от старого. В нашем комплексе вы сможете организовать все необходимые бизнес-процессы в одном месте: мы предоставляем в аренду как складские помещения, так и производственные здания, холодильные помещения и офисы.

Основные моменты

Итак, складской учет товаров в оптовой торговле и промышленности осуществляется с учетом трех главных факторов:

• В первую очередь ведение всей документации должно быть направлено на подтверждение передвижения товарных единиц. От достоверности предоставленных в них данных зависит, будет ли предприятие рентабельным или нет.
• Затем важно озаботиться наличием необходимого оборудования. Его следует подобрать и установить так, чтобы товар можно было складировать таким способом, чтобы он не портился, легко загружался и извлекался, а также при необходимости без проблем проверялся при учете.
• И напоследок: при наличии нескольких складов необходимо обеспечить их взаимодействие для адекватного обеспечения процесса производства или реализации. К тому же необходимо оценить объем работ. Может быть и такое, что для ведения складского хозяйства одного человека будет недостаточно.

Законодательные акты по теме

Следует изучить акты и документы:

Обязательно ли использовать дорогие программно-аппаратные комплексы?

Если поднадоело оформление карточек складского учета товаров и есть желание автоматизировать часть труда, то лучше обратиться к компьютерным технологиям. Многих приводят в ужас цены на наиболее известные программы. Ведь за некоторые из них приходится выкладывать достаточно крупные суммы. Для больших компаний — это не проблема, а как быть с объектами поменьше? В таком случае можно использовать решения попроще.

Например, такую программу, как Excel. Складской учет в ней может быть организован для любой производственной или торговой организации, где важно обеспечить учет количества материалов, сырья и готовой продукции. Конечно, если речь будет вестись об весьма существенном масштабе, то Excel может быть и не таким уж удобным. Но вот для малых и средних компаний его функционала хватает с головой. В особенности, если заполнять документы максимально точно и подробно, вводить данные и в количественном, и денежном выражении, соблюдать хронологию регистрации операций, не брезговать дополнительной информацией. В таком случае проблем быть не должно. То есть просто необходимо продумать процесс работы с данным программным обеспечением.

Необходимость учета

Каждый сотрудник должен следовать должностной инструкции и вести учет товаров на складе. Без него предприятие ждет крах.

Работа с материалами

Чтобы процесс был автоматизирован, необходимо выделить основные позиции и вести по ним учет:

1. Товары для реализации.
2. Будущая и уже готовая продукция.
3. Расходный материал.
4. Затраты на спецодежду сотрудников.
5. Учет ТМЦ.

Учетный процесс контролируется заведующий складом, но вносить данные в систему могут рядовые сотрудники, если имеют доступ. На ведение складского учета напрямую влияет масштаб производственного процесса.

На заметку! Если организация крупная, то в каждом отделе формируются свои учетные записи, которые потом обрабатываются главным бухгалтером.

Производится контроль по следующим направлениям:

1. Приход и расход товаров.
2. Прием продукции и проверка документации.
3. Внесение данных в программу: списание, постановка на приход.
4. Отгрузка продукции поставщику или выдача товара со склада: реализация, расходный материал для сотрудников.
5. Учет ТМЦ.
6. Сброс информации бухгалтеру для формирования отчетности.
7. Передача сведений отделу закупок о списании комплектующих.
8. Инвентаризация.
9. Мониторинг запасов
10. Ведение статистики: производство, реализация.

Чаще всего эти операции проводятся кладовщиками, но контрольную проверку проводит бухгалтерский отдел. Сотрудники, работающие на складе, несут материальную ответственность за продукцию и расходный материал, которые находятся на территории цеха.

Учет ТМЦ