Инвентаризация и учет компьютеров по сети (10 страйк)

Компьютерная техника применяется сегодня на каждом предприятии. Как и прочие основные средства, она подлежит инвентаризации. Эта процедура имеет отличительные черты. Порядок проведения описи имущества регламентируют: Закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, Методические рекомендации, утв. Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995, Положение по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998. Рассмотрим подробно в статье, как проходит инвентаризация компьютеров, что нужно знать проверяющим об этом виде учета.

Инвентаризация компьютеров по сети

В настоящее время существует большое количество специальных программ, которые позволяют оперативно выполнить инвентаризацию вычислительной техники. Для проведения описи автоматизированным способом необходимо, чтобы вся техника компании была подключена к единой сети. Порядок дальнейших действий приведен в таблице.

Применение автоматизированной программы имеет ряд достоинств:

• Возможность использования шаблонных или самостоятельно разработанных отчетных форм;
• Проверка в фоновом режиме;
• Экономия времени;
• Отсутствие необходимости отрыва сотрудников от выполнения своих обязанностей;
• Стопроцентная точность полученных данных.

Проверке подвергается весь объем данных по компьютерному оборудованию и программным продуктам.

Особенностью специализированной программы для инвентаризации является то, что планировать сканирование можно по определенному графику. По указанной схеме программа произведет просмотр сетевых данных и представит итоговые отчеты. Это позволяет в нужный момент узнать, в каком состоянии находится компьютерная техника компании.

Сроки проведения проверки

Компьютеры являются основными фондами компании. В соответствии с законом их плановая инвентаризация осуществляется один раз в 3 года перед заполнением итоговой бухгалтерской отчетности. Руководство может самостоятельно определять сроки и периодичность проверки и отразить это в учетной политике.

Проведение инвентаризации является обязательным по следующим причинам:

• Смена ответственных работников;
• Выявление случаев хищения и порчи имущества;
• Ликвидация фирмы или ее реорганизация;
• Чрезвычайные ситуации и стихийные бедствия;
• В прочих установленных законом случаях (п. 1.5, 1.6 Рекомендаций, утв. Приказом № 49).

Для чего нужна инвентаризация

Целью инвентаризации является проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки имеющегося у предприятия имущества.
Законодательство обязывает организации проводить инвентаризацию в следующих случаях (пп. 26–27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):

• при выбытии имущества (передаче в аренду, выкупе, продаже);
• накануне годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.

Как провести годовую инвентаризацию, вы узнаете из готового решения «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Больше информации по теме вы найдете в другой нашей статье.

Обязанность по проведению инвентаризации организация может исполнить двумя способами:

• привычным и проверенным ручным методом, когда ревизионная комиссия совершает обход и пересчет имущества, внося данные непосредственно в инвентаризационную ведомость;
• используя специализированные программы для инвентаризации, когда часть процесса осуществляется автоматически, что значительно упрощает процедуру и экономит время.

Порядок проведения компьютерного учета

Перед началом инвентаризационных действий нужно провести подготовительные мероприятия. Для упрощения процедуры на каждый объект следует наклеить этикетку. На ней отражается следующая информация:

• Название предприятия;
• Наименование объекта по данным учета;
• Инвентарный номер;
• Ответственный сотрудник.

Порядок проведения описи отражен в таблице:

Приказ можно составить по форме ИНВ-22 или в произвольной. В документе указывают причину проверки, состав комиссии, даты начала и завершения, какое имущество инвентаризируется. Данные в ходе осмотра фиксируются в инвентаризационных описях (форма ИНВ-1, ИНВ-1а для нематериальных активов).

Сведения в них группируются по ответственным работникам и структурным подразделениям. Они содержат учетные сведения о номенклатуре, количестве и инвентарных номерах объектов проверки. В ходе осмотра техники комиссия вносит в описи аналогичные данные по факту.

При выявлении неисправного оборудования или его отсутствия составляется докладная на имя директора. В нее записывают наименования, номера потерянной или непригодной для дальнейшего использования аппаратуры. Здесь же указываются причины выявленных дефектов, ставится подпись ответственного за сохранность ценностей сотрудника и членов комиссии. Аналогично оформляют выявленные излишки.

На основании данных описей комиссия оформляет акт об итогах контроля. Завершающим этапом является сверка полученной информации с данными бухучета. Вносятся необходимые корректировки, наказываются виновники и т. д.

Пример. В октябре 2020 в ходе инвентаризации в ООО «Удача» выяснилось, что в эксплуатации находится компьютер, купленный в июле прошлого года. Он не был принят к учету. Стоимость объекта составляет 50 150 р., в т. ч. НДС — 7 650 р.

Компьютер нужно поставить на учет и начислить амортизацию за весь период его функционирования. Срок службы определен продолжительностью 30 месяцев. Износ начисляется линейным методом.

1 / 30 * 100 = 3,33% — норма амортизации;

(50 150 – 7 650) * 3,33% = 1 415,25 р. — сумма износа в месяц.

В октябре 2020 бухгалтер сделал следующие проводки:

Дт 08 Кт 60 50 150 р. — принят к учету компьютер;

Дт 19.1 Кт 60 7 650 р. — учтен НДС по купленному объекту;

Дт 01 Кт 08 50 150 р. — компьютер учтен в составе основных фондов;

Дт 91.2 Кт 02 7 076,25 р. — отражена амортизация за 2020 год (1 415,25 * 5);

Дт 26 Кт 02 14 152,50 р. — учтена сумма износа за текущий год на момент обнаружения ошибки (1 415,25 * 10).

Проведение инвентаризации

Теперь необходимо более детально разобрать процесс проведения инвентаризации, а также его нормативное оформление на предприятии (в организации).

Состав работ

Каждая инвентаризация в зависимости от целей ее проведения имеет ту или иную наполненность. Состав работ, которые должны будут проводится именно в этот раз, определяется руководителем организации, на балансе которой находятся компьютеры. В перечень работ могут входить такие моменты:

• пересчет единиц техники;
• сверка инвентарных номеров;
• сверка зарегистрированных мест расположения той или иной техники в кабинетах организации;
• анализ необходимости списания той или иной техники по старости и моральной изношенности;
• проверка качества работы операционной системы компьютеров;
• анализ эффективности использования краски на катриджах для распечатывания;
• проведение проверки компьютеров специальными программами либо по сети.

Постановление и приказ

Для проведения инвентаризации на предприятии издается приказ руководителя организации. Основные реквизиты данного приказа таковы:

• сверху указывается название юридического лица;
• чуть ниже пишется слово «Приказ»;
• на следующей строчке слева ставится дата регистрации документа, а справа его номер;
• на следующей строке прописывается название города, на территории которого расположено данное юридическое лицо;
• ниже пишется название приказа. Чаще всего это слова «О проведении инвентаризации»;
• в преамбуле указываются основные нормативные акты, которыми регулируется процесс проведения проверки, а также главная цель планового или внепланового контроля;
• пункт №1- констатация необходимости организации инвентаризации компьютерной техники или другого имущества по состоянию на определенную дату;
• в пункте 2 приказа обычно прописывается состав членов комиссии;
• необходимо прописать также перечень материально ответственных лиц, которые также обязаны принимать участие в контрольных действиях;
• срок проведения и порядок оформления итогов проверки.

Правила

Основные правила проведения инвентаризации таковы:

• четкое следование нормам нормативных актов;
• проведение детальной проверки всех объектов, которые прописаны в приказе, и находятся на балансе;
• присутствие всех членов инвентаризационной комиссии во время проверки.

Если хотя бы один из членов комиссии будет отсутствовать, то результаты проверки могут быть признаны недействительными.

Этапы

Основные этапы проведения проверки таковы:

• подготовка. Основные элементы данного этапа:
• подготовка приказа;
• определение цели и предмета инвентаризации;
• определение состава комиссии для проведения проверки;
• планирование срока проведения;
• действия по проведению. В рамках этого этапа будут проводится физические действия по пересчету и проверке наличия ТМЦ. Кроме этого, как известно, на компьютеры устанавливаются лицензионные программы, которые тоже приобретаются за деньги компании. Именно поэтому логично использовать специальные методы инвентаризации программного обеспечения:
• с помощью программы;
• по локальной сети.

Инвентаризация с помощью программы может помочь проверить:

• правильность учета компьютеров и другой оргтехники на предприятии;
• наполненность программного обеспечения ПК с помощью специального сканирования всех систем;
• проверить скорость работы компьютера;
• отследить использование всех важных программ, которые необходимы для работы сотрудников;
• проверить геоданные и многие другие функции.

В сети проводится инвентаризация компьютеров также специальными программами, технические возможности которых позволяют:

• вести учет всей техники, которая находится на предприятии;
• анализировать наличие и работу программного обеспечения на всех ПК;
• проверять систему на предмет вторжения со стороны.

Последний этап инвентаризации компьютеров — составление акта про инвентаризацию, который должны подписать все члены комиссии.

Программа автоматизированной инвентаризации

При автоматизированном способе инвентаризации из базы учетных данных по компьютерам для каждого объекта печатают этикетки со штрих кодом. Впоследствии их приклеивают на соответствующее оборудование. При кодировании подобным образом для инвентаризации применяется программа 1С «Учет оборудования». В интернете можно скачать ее демоверсию и посмотреть презентацию.

Проверку компьютеров с помощью сканирования штрих кодов производит известная программа Hardware Inspector.

Все представленные на рынке специализированные программы имеют схожий порядок работы. Например, несложно скачать и использовать продукт «Инвентаризация компьютеров в сети». Она позволяет обнаружить устаревшие модели, запланировать обновление техники, выбрать компьютеры, ресурс которых не соответствует выполняемым на нем задачам и т. д.

Хорошо зарекомендовала себя программа IT Invent. Она поддерживает сканирование в сети и накапливает сведения по всем сетевым устройствам. С ее помощью можно осуществлять инвентаризационный учет сетевых компьютеров во всех филиалах компании.

Бесплатный вариант содержит ограниченный набор функций, их полный перечень доступен в коммерческой версии продукта. Еще одна программа «10-Страйк: Инвентаризация компьютеров» предлагается в нескольких модификациях. Организация может выбрать более подходящую под свои цели.

Можно ли провести инвентаризацию в 1С

Если речь идет о стандартной программе, например «1С:Бухгалтерия 8.3», то в ней можно только отразить результаты проведенной инвентаризации ручным методом, сформировать инвентаризационную опись, приказ о проведении инвентаризации и сличительную ведомость.

Провести инвентаризацию в «1С-Розница» тоже можно. Она предусматривает пересчет товаров, их оприходование и списание.

Для удобства пользователей был создан продукт «1С-Инвентаризация и управление имуществом». Программа полностью закрывает потребности организации в инвентаризации и значительно упрощает ее проведение. Текущая редакция предусматривает использование современных средств автоматической идентификации (штрихкодирование) и позволяет решать массу вопросов, касающихся имущества компании и его учета.

Бухгалтерские проводки по учету излишков и недостачи

Для отражения результатов инвентаризации в бухучете предусмотрены следующие типовые операции:

Учет излишков:

Дт 08.3 Кт 91.1 — учтен доход в виде основного средства;

Дт 01 Кт 08 — объект принят к учету по рыночной цене.

Дт 91.1 Кт 99 — отражена прибыль от принятия неучтенного объекта к учету.

Учет недостач:

Если виновник не найден, ущерб отражают так:

Дт 94 Кт 01 — выявлена недостача;

Дт 02 Кт 01 — списан износ недостающего объекта;

Дт 91.2 Кт 94 — убыток отнесен на прочие расходы.

Если виновник найден, то операции имеют вид:

Дт 73 Кт 94 — недостача списана на виновного;

Дт 50 Кт 73 — сотрудник погасил задолженность;

Дт 70 Кт 73 — долг удержан из заработка работника.